wait لطفا صبر کنید
02 بهمن 1395
صفحه اصلی  » مقالات
1394/01/15
5674
10

نقش های سازمانی در مدیریت فرایند تجاری

نقش های سازمانی به صورت رسمی تعریف و تعیین نمی شوند و بیشتر سازمان ها نقش های متفاوتی را به عنوان بخشی از برنامه BPM خود تعیین و ایجاد می کنند. به کمک لیستی از مهمترین نقش ها و مسئولیت های آنها می توان نقش های سازمانی و تیم BPM سازمان را به گونه ای موثر شکل داد.

نقش هاي سازماني به صورت رسمي تعريف و تعيين نمي شوند و بيشتر سازمان ها نقش هاي متفاوتي را به عنوان بخشي از برنامه BPM خود تعيين و ايجاد مي كنند.

در مقاله زير ليستي از مهمترين نقش ها و مسئوليت هاي آنها ارائه شده است كه مي توانند براي شكل دادن نقش هاي سازماني به سازمان شما كمك كنند. مطابق با مقاله زير نقش ها و مسئوليت هاي آنها را مرور و تيم BPM خود را به گونه اي موثر شكل دهيد.

مدير فرايند[1]:

مسئول راه اندازي و پياده سازي يك پروژه BPM مي باشد. و تضمين مي كند كه منابع كافي براي بهبود يك فرايند موجود باشد. معمولا مديران بالا رتبه سازمان مي باشند كه نظر نهايي در تصميمم گيري در موارد رخ داده را مي دهند.

مسئوليت كليدي:

1) درك درستي از ارتباط بين نياهاي عملياتي يك كسب و كار، استراتژي شركت و رضايت مشتري داشته باشند.

2) مديريت و بهبود فرايند

3) تشخيص فرصت هاي بهبود فرايند

4) انتخاب مالكان و معماران فرايند و ديگر تيم ها و نقش هاي مرتبط

5) تشخيص و مديريت ريسك

6) فراهم كردن پيش نيازها (الزامات) بهبود فرايند و مديريت تيمي براي بهبود فرايند

7) ايجاد توازن ميان توانايي هاي تجاري با هزينه هاي عملياتي و نيازهاي بازار

8) تشخيص و حذف موانع فني (و فرهنگي) بر سر راه مديريت فرايند

9) در نظر گرفتن تيمي براي تمركز بر نتايج كسب و كار مثل مقاصد مشتري

مالك فرايند[2]:

هدايت، مانيتورينگ و نگهداري ايك پروژه BPM را بر عهده دارد.

مسئوليت هاي كليدي:

1) تشخيص وضعيت جاري فرايند و نيز بهبودها و اصلاحات لازم

2) مشخص كردن اهداف كارايي فرايند

3) تعريف شاخص هاي كارايي[3] براي سنجش موفقيت فرايند

4) همكاري نزديك با مدير فرايند براي انتقال ديدگاه هاي بهبود فرايند

5) تشخيص نيازمندي ها براي تغييرات اتي

6) تعيين مالكان زيرفرايندها

7) اختياردادن به اعضاي تيم با اعطاي مالكيت و مسئوليت اصلاح يك فرايند

8) مسئوليت كارايي انتها به انتها (end to end performance)

9) هدايت فعاليت هاي بهبود فرايند و ايجاد انگيزه

مدير پروژه[4]:

مسئول برنامه ريزي، سازمان دهي، مديريت و راهبري پروژ BPM. مدير پروژه تلاش مي كند تا به اهداف و مقاصد مالك فرايند دست يابد. بسته به اندازه پروژه، ممكن است مديران پروژه به مديران برنامه گزارش دهند. مديران پروژه مسئوليت كارايي پروژه خود را بر عهده داشته و تلاش مي كنند تا با در نظر گرفتن محدوديت هاي تعيين شده توسط مدير و مالك فرايند، به تمام اهداف تعريف شده دست يابند.

مسئوليت هاي كليدي:

1) راه انداي يك فايند، شامل مروري بر عمليات فعلي و تحليل نيازهاي تجاري

2) برنامه ريزي و توسعه فرايند با ايجاد يك برنامه، انتخاب يك تيم، شناسايي نتايج اصلي نهايي، تخمين زمان و هزينه براي فعاليت ها

3) اجراي پروژه با هماهنگ سازي افراد و تضمين اينكه تمام كارها مطابق با برنامه تعريف شده پيش مي روند.

4) مانيتورينگ فرايند با تشخيص وضعيت جاري آن. تمام اهداف بايد بدست امده و كارايي فعلي با مبناي از پيش تعريف شده مقايسه گردد.

5) خاتمه دادن به پروژه پس از رسيدن به اهداف تعيين شده ، كامپايل نتايج و ارائه آنها به مالكان و مديران فرايند مرتبط

مدير برنامه[5]:

بسته به اندازه پروژه، گاهي اوقات در پروژه BPM وجود دارد. مسئوليت مديريت يك برنامه و مديران پروژه هاي مرتبط را بر عهده دارد. همچنين مسئول تعريف و مديريت برنامه ها براي كمك به مديران پروژه هستند. علاوه بر اين تعريف وظايف، زمان بندي وظايف و خط سير زمان (timeline) پيشرفت وظايف را بر عهده دارد. مدير برنامه با مالك فرايند براي مديريت بودجه برنامه همكاري دارد و با اطلاعات دريافتي از مديران پروژه، برنامه را بروز مي كند.

مسئوليت كليدي:

1) ايجاد گزارشات براي مالكان و مديران فرايند

2) فعاليت در محدوده بودجه تعيين شده، مديريت ريسك و سازگاري با تغييرا در طول برنامه

3) تحليل فرايندهاي پروژه هاي متنوع

معمار سازمان[6]:

معماري سازمان را تعريف مي كند. معماري سازمان نقشه و چارچوبي براي تببين، هماهنگ‌سازي و همسوسازي كليه فعاليت‌ها و عناصر سازمان در جهت نيل به اهداف راهبردي سازمان است .

معماران سازمان با موضوعات مورد توجه متخصصان، سهام داران و مديران يك سازمان كار مي كنند تا يك تصوير كلي از استراتژي سازمان، فرايندها و دارايي هاي IT آن بسازند. معماران سازمان با اين دانش كار مي كنند و ماموريت هاي تجاري را به استراتژي IT آنها ارتباط مي دهند تا هماهنگ بودن آنها را تضمين كنند. آنها اين اطلاعات را با استفاده از مدل ها مستند مي كنند. اين مدل ها مشخص مي كنند كه نيازهاي فعلي و آتي يك سازمان چگونه با استفاده از روشي سودمند، قابل تحمل و سازگار قابل دستيابي هستند.

مسئوليت هاي كليدي:

1) همسو كردن استراتژي IT با اهداف تجاري

2) فراهم كردن يك راه حل سازماني سازگار با تغييرات كه همسو با نيازهاي سازماني مي باشد

3) اتخاذ مسئوليت طولاني مدت براي سيستم IT شركت

4) ارتقاء دانش و مهارت هاي كاركنان در بخش هاي مرتبط با بهبود فرايند

5) مديريت ريسك هاي مرتبط با استراتژي IT به كمك سياست ها و استانداردهاي مورد استفاده

6) بهبود جريان فرايند به كمك استراتژي و پياده سازي IT

تحليل گر فرايند[7]:

مسئوليتي در رابطه با مدل سازي و نمايش بصري فرايندهاي تجاري دارند. نزديك با مديران پروژه و كاربران فرايند كار مي كنند تا فرايندهاي تجاري كليدي و روندهاي كليدي را تعيين كرده، آنها را تحليل و با استفاده از نرم افزارهاي مدل سازي فرايند مستند مي كنند. همچنين ريسك ها و موارد مرتبط را شناسايي مي كنند. نقش تحليل گران، شامل توسعه نقشه هاي فرايند مختصر و واضح و تشخيص نيازهاي تجاري مرتبط مي باشد.

ديگر عناوين متداول براي اين نقش مي توانند شامل مدل ساز فرايند، مهندس فرايند تجاري، مهندس روند، مدل ساز فرايند تجاري و يا تحليل گر تجاري گردند.

مسئوليت هاي كليدي:

1) كار با نرم افزار براي ايجاد نقشه هاي فرايند

2) همكاري با تيم هاي مرتبط و كاربران فرايند براي دستيابي به بهترين درك ممكن از فرايند

3) تشخيص نواحي مستعد مشكل و شبيه سازي انها با كمك سناريوهاي "چه مي شود اگر" (what if)

4) مرور و بروزرساني فرايند به وقت نياز


منبع:

http://processpedia.com.au/community/the-roles-responsibilities-of-business-process-management/

[1] Process Manager

[2] Process Owner

[3] Key Performance Indicator يا همان KPI

[4] Project Manager

[5] Program Manager

[6] Enterprise Architect

[7] Process Analyst