اتوماسیون اداری دپنا امکان مکانیزاسیون (ثبت و گردش) مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی را به روش های مختلف فراهم می نماید.یکپارچگی با BPMS و سایر محصولات محیطی جهت ارائه سامانه ای جامع را فراهم می نماید
امکانات سامانه اتوماسیون اداری دپنا به شرح ذیل است:
- ثبت نامه های داخلی و خارجی و ارسالی و دریافتی
- جستجوی سریع، پیشرفته و پارامتریک در کلیه فیلدهای نامه ها و مدارک به تفکیک هر فیلد همچون تاریخ، موضوع، متن، گیرندگان، طبقه بندی، فرستنده، رونوشت، نوع مکاتبه (فرم ، نامه ، پیام های همگانی و ... )
- امکان جستجو در متن فایل نامه
- قابلیت تعریف قالب های چاپ دلخواه در مایکروسافت آفیس و اتصال مکانیزه چاپ اسناد به layout های طراحی شده
- قابلیت دسته بندی مکاتبات به شکل دلخواه (بایگانی شخصی)
- بایگانی خودکار مکاتبات و سایر اسناد و مدارک پس از سیر اداری آنها (وضعیت خاتمه نامه)
- امضای الکترونیکی
- تعریف چارت سازمانی داخلی به صورت درختواره
- امکان تعیین مهلت بررسی و پاسخگویی به نامه
- امکان ایجاد گروههای کاربری مختلف و دسته بندی کاربران
- تعریف سطوح امنیتی به اسناد و مدارک بطور گسترده و دقیق (جستجو، ویرایش، مشاهده گردش نامه و...) و اعمال آن به کاربران و گروههای مختلف
- امکان تعریف فرمتهای مختلف شماره گذاری نامه ها
- امکان تفویض اختیار
- امکان تفویض اختیار در بازه های زمانی دلخواه و بایگانی تفویض
- امکان تعریف جانشین
- واسط کاربری قوی و زیبا (تکنولوژی Ajax)
- کارتابل اینترنتی
- قابلیت چند کارتابلی
- امکان ثبت اطلاعات فیزیکی هر سند
- امکان تعریف یادآور شخصی
- امکان تهیه نسخه پشتیبان به صورت دوره ای و اتوماتیک
- رونوشت مخفی (BCC) با کنترل سطوح امنیتی
- پشتیبانی از چند سمت و پست سازمانی – افزودن و تعریف پست سازمانی
- امکان تعریف کارتابل بر اساس انواع پست سازمانی
- پشتیبانی از تغییر شغل و یا ترک کار و انتقال کارتابلها ، اسناد، بایگانی ها و غیره به پستهای جدید ، توسط ویزاردهای مناسب و یا ابزار های دیگر قابل انجام باشد
- جلوگیری از ورود کاربران در مقاطع زمانی و یا IP خاص
- تعریف قوانین انتقال نامه ها (کاربران می توانند نامه های دریافتی از فرد و یا سازمان خاصی را تنظیم نمایند که در یک فولدر خاصی قرار گیرد.)
- تابلوی اعلانات کاربران
- امکان مشاهده وضعیت نامه در کارتابل گیرنده
- گزارشات مختلف از وضعیت عملکردی نامه های وارده یا صادره
- انواع گزارشات نموداری و داشبوردی عملکرد کاربران و سازمانها و زیر سازمانها
- مشاهده نمودار ارجاعات
- ارتباط هرنامه با پاسخ آن و ارتباط مدارک با یکدیگر توسط کاربر پاسخ دهنده
- مشاهده پاراف های سند و تغییراتی که کاربران مختلف بر روی سند از ابتدا تا کنون انجام داده اند(نگهداری و نمایش سابقه تغییرات به همراه توضیحات)