چراBPMS ؟

چرا BPMS ؟ 

با به تاریخ پیوستن پیاده سازی فرایندها توسط کاغذ و فرم و در پی آن تولید نرم افزارهای اختصاصی برای هر فرایند، سازمان ها ناگزیر به استفاده از ده ها نرم افزار جزیره ای می شوند. این مسئله به خودی خود مشکلات زیر را به دنبال می آورد:

    ●صرف هزینه و زمان بسیار بالا جهت تولید این تعداد نرم افزار.
    ●نیاز به تغییر پی در پی نرم افزارها بنا به شرایط متغیر محیطی.
    ●معضل یکپارچه سازی نرم افزارهای جزیره ای.
    ●خلاء چابکی در سیستم های سازمان.
    ●...

استفاده از سامانه های مدیریت فرآیندهای کسب وکار مزایای متعددی را برای سازمان ها و بنگاه ها بدنبال خواهد داشت که از جمله می توان به موارد زیر اشاره نمود:

   ●افزایش رضایتمندی مشتریان با کوتاه شدن فرآیند های کاری و ارائه محصولات و خدمات مورد نیاز آن ها
   ●افزایش بهره وری و کاهش هزینه های فرآیندهای موجود در سازمان
   ●افزایش رضایتمندی کارکنان با بهبود شیوه های همکاری آن ها
   ●شفافیت کامل همه فعالیت ها در تیم ها و بخش های مختلف سازمان
   ●افزایش چابکی و پایداری در سازمان ها
   ●ایجاد امکان پاسخگویی سریع به چالش ها و فرصت های بوجود آمده برای سازمان

 

 

برای اینکه بتوانیم انتخاب درستی جهت خرید ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب وکار داشته باشیم، نیاز است که ویژگی های یک ابزار خوب را بدانیم. سپس با بررسی قابلیت های آن ابزار و میزان تطبیق پذیری آن با شرایط سازمان و بنگاه خودمان، بهترین گزینه را جهت خرید انتخاب نماییم. برای انتخاب یک نرم افزار خوب باید ابتدا تعریفی از خوب بودن داشته باشیم. در اصطلاح نرم افزاری، خوب بودن میزان پاسخگویی به نیازمندی های می باشد، به عبارتی هر چه یک نرم افزار بهتر نیازهای ما را برآورده نماید، کاراتر خواهد بود. حال باید بررسی شود که نیاز ضروری در یک سیستم BPMS چیست؟ نیاز ها عموما به دوسته کارکردی و غیر کارکردی تقسیم میشود. نیاز های کارکردی، نیاز های فنی و غیر کارکردی نیازهای سازمانی یا مرتبط با کسب و کار است. به طور عمده، بایستی چند نکته بسیار مهم در خرید نرم افزار BPMS در نظر گرفته شود که عبارتند از :

 

 

یک موتور طراحی فرآیند قدرتمند بایستی از قابلیت های گوناگونی برخوردار باشد؛ به طور مثال:

   ●جا نمایی کنترل ها در حالت Drag & Drop و Wizard
   ●امکان بهره گیری از فعایت ها و مراحل هم روند در فرآیند
   ●پشتیبانی از زیر روندها به صورت نامحدود
   ●امکان ایجاد فرآیند برای کاربران مهمان با استفاده از کد رهگیری
   ●نمایش و پیگیری مراحل فرآیند به صورت گرافیکی
   ●امکان تعریف مراحل فرآیند بر اساس چارت سازمانی
   ●امکان اختصاص فعالیت بین گروهی از کاربران به صورت مشترک (کارتابل مشترک) با مدل های مختلف رای گیری، اولین کاربر اجرا کننده

موتور تولید فرم (E-Form) یکی از اجزاء اصلی BPMSها به شمار می رود که تاثیر قابل توجهی در عملکرد آن ها دارد. از این رو برای انتخاب یک

راهکار مدیریت فرآیندهای کسب وکار مناسب، باید توجه ویژه ای به قابلیت های موتور تولید فرم آن شود. از جمله قابلیت هایی که یک موتور فرم ساز بایستی از آن ها پشتیبانی نماید می توان به موارد زیر اشاره نمود:

   ●جا نمایی کنترل ها در حالت Drag & Drop و ویزارد
   ●کپی از کنترلها و فرمها
   ●تولید خودکار لایه داده(بانک اطلاعاتی فرم )
   ●تولید خودکار لایه های دسترسی به داده، لایه Business، لایه سرویس و لایه واسط کاربری(فرم)
   ●پشتیبانی از انواع روش های ارتباط فرم ها
   ●پشتیبانی از ارتباط سلسله مراتبی فرم ها
   ●نمایش فرم های مختلف به صورت تو در تو و زیر فرم
   ●رخداد نگاری عمومی و وابسته به کنترل ها
   ●رخدادنگاری مبتنی برPostBack و Ajax
   ●پشتیبانی از عملیات RealTime مبتی بر WebSocket
   ●امکان استفاده از الگو یا Template(قالب عملکردی) متفاوت برای ایجاد دسته های متفاوتی از فرم ها (امکان تعریف الگو خاص بر اساس نیاز مشتری)
   ●امکان تعریف و استفاده از ویژگی حذف فیزیکی و حذف منطقی (موقت-بایگانی)
   ●امکان برقراری ارتباط خارجی و Relation بین فرم های وابسته بر اساس کلید خارجی
   ●تعریف محدودیت های فرم
   ●پشتیبانی از نظام مختصات دهی Pixel و Percent برای ویژگی عرض و ارتفاع کنترل ها
   ●وجود ادیتور کد نویسی پیشرفته امکان استفاده از Business Rule و کدنویسی برای رویدادهای مختلف فرم و کنترل های فرم
   ●ایجاد View های مختلف از فرم
   ●تنظیمات ستون های نمایشی پویای لیست
   ●امکان رمزنگاری فیلدها
   ●Viewer مربوط به فایل های TIF ، PDF، Doc، XLS و ...

   ●ساخت انواع گزارشات جدولی، تجمیعی، ماتریسی
   ●پشتیبانی از انواع منابع داده ای داخلی شامل فرم ها و کوئری ها و منابع داده ای خارجی
   ●پشتیبانی و تعریف انواع فیلدهای محاسباتی
   ●قابلیت تعیین سطوح دسترسی کاربران به گزارش‌ها
   ●امکان فرمول نویسی کامل , ایجاد فیلدهای Summary و Aggregate به صورت Wizard
   ●تولید انواع نمودارهای میله ای، دایره ای، خطی، نقطه ای و ....
   ●ایجاد انواع فیلترهای مورد نیاز کاربران جهت نمایش محتوای نمایش داده شده در نمودار
   ●امکان تعریف انواع داشبورد های مدیریتی جهت رصد سازمان در حوزه های مختلف
   ●ایجاد انواع نمودارهای سه بعدی
   ●خروجی اکسل از نمودارها
   ●امکان فراخوانی نمودار در فرم ها و صفحات و فرآیند های سازمان
   ●پشتیبانی از انواع Gauge

 

 4-تیم پشتیبانی قوی و متعهد 

توجه داشته باشید که همه ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب وکار، برای مدتی نیاز به خدمات پشتیبانی مناسب توسط فروشنده دارند تا عملیات آموزش، استقرار و ساخت فرایندهای اولیه در آن صورت بگیرید. به طور کلی فرایند پشتیبانی بایستی طوری باشد که خود مشتری پس از مدتی بتواند بدون نیاز به فروشنده کارهای خود را ساماندهی کند. این کار به نفع فروشنده هم می‌باشد؛ چرا که منابع خود را به پروژه های جدید اختصاص می دهد. در مجموعه دانش بنیان دپنا مشتریانی داریم در طی سال های گذشته به سطحی از توانمندی دست یافته اند که خودشان پروژه های بزرگ و متعددی را بر پایه سامانه KASRA-BPMS ایجاد نموده اند و امروز، تنها از خدمات پشتیبانی مجموعه ما برای بهبود سطح عملکرد پروژه های خود بهره می برند. سامانه 195 سازمان تنظیم مقررات رادیویی کشور یکی از این پروژه هاست.

  

رابط کاربری بایستی به گونه ای باشد که کاربران با سطح دانش متفاوت بتوانند با آن کار کنند. در حال حاضر سطح وسیعی از کاربران با میزان دانش و مهارت متفاوت از ابزار KASRA-BPMS استفاده می نمایند که نشان دهنده سهولت کار با آن است.

 

استفاده از یک الگو و یک چهارچوب مشخص برای کاربران سیستم مدیریت فرایند کسب و کار سبب محدود کردن آن ها و کاهش کارایی نرم‌افزار می شود. از طرفی، بهبود مستمر یکی از نکات قابل توجه در رشد و تعالی هر سازمان است و رصد مداوم فرآیندهای کسب و کار و اصلاح و ارتقاء آن از جمله مواردی است که در دستیابی به این مهم نقش ویژه ای را ایفا می کند. بهینه‌سازی فرایند‌ها در چند مرحله و با ارائه نسخه‌های مختلفی انجام می‌شود. لذا یک BPMS باید اطلاعاتی در خصوص کارآمدی فرایند طراحی شده و گلوگاه‌های آن ارایه دهد. همچنین در هنگام ویرایش فرایند باید بتوان تعیین نمود کارهای قبلی همچنان طبق ویرایش قبل به جریان خود ادامه دهند و یا اینکه بطور کامل مبتنی بر جریان فرایندی جدید ادامه یابند. به هر جهت دسترسی به نسخه‌های قبلی فرایند باعث می‌شود که فهم ما از نحوه بهبود فرایند بسیار کارآمدتر باشد. این موضوع هم‌چنین امکان یادگیری تیم پروژه از تجربیات قبلی را محیا می‌کند. این ویژگی در برخی از ابزارهای ارائه شده توسط شرکت های گوناگون وجود ندارد که به نوبه خود مشکلات متعددی را برای استفاده کنندگان آن به همراه خواهد داشت.

 

نرم افزار BPMS باید از رایج‌ترین استاندارد مدلسازی موجود در بازار که همان BPMN است بهره ببرد. استفاده از BPMN به دلیل این که تبدیل به یک زبان مشترک جهانی شده است ارتباط‌گیری راحت همه با مدل های فرایندی را تضمین می‌کند.

 

بسیاری از BPMSهای موجود در بازار از طریق فارسی سازی نرم افزارهای مشابه خارجی تولید شده اند که پس از چندی مشتریان با عدم پشتیبانی یا ناتوانی در رفع باگ های سیستم روبرو می شوند.

 

یکی دیگر از نیاز هایی که یک BPMS بایستی پاسخگوی آن باشد، یکپارچه سازی نرم افزارهای جاری در سازمان هاست. این موضوع در سازمان های بزرگ که بخش های مختلف آن ها از سامانه های متعددی استفاده می کنند، از اهمیت بیش تری برخوردار است.

  

 10-نیاز حداقلی به کدنویسی 

در این که باید بتوان بسیاری از کارها را بدون نیاز به کدنویسی و داشتن دانش برنامه‌نویسی انجام داد، شکی نیست اما به هرجهت برای پیاده‌سازی فرایندهای پیچیده با قواعد کسب و کار گسترده، و فرم‌های کاربری کاربر پسند، داشتن امکانات کدنویسی نیز یک ضرورت است.

میزان یکپارچگی محیط کدنویسی با سایر امکانات BPMS یکی از معیارهای مهم برای ارزیابی چنین ابزارهایی است. همچنین باید توجه کرد که تا چه حد امکان کد‌نویسی برای تامین نیازهای یک سیستم نرم‌افزاری تحت وب فرایندی در BPMS فراهم آورده شده است. این موضوع به امکانات کد نویسی سمت سرور و سمت کلاینت در نرم افزار BPMS مرتبط است.

 

امروزه با اندکی جستجو در فضای مجازی نرم افزارهای BPMS زیادی قابل مشاهده خواهد بود. وجود این حجم از شرکت های فروشنده و یا تولید کننده نرم افزار BPMS، کار انتخاب یک ابزار مناسب را سخت می کند. نکته ای که محصول دانش بنیان KASRA-BPMS را متمایز می کند ساخت این نرم افزار توسط متخصصان مجموعه دپنا می باشد. تجربه سال ها مطالعه و تحلیل سیستم های مختلف در حوزه‌های گوناگون ما را به تحلیلی رساند که قادر به ساختن نرم افزار BPMS بومی و ایرانی شدیم. نکته قوت دیگر نرم افزارKASRA-BPMS، درک خوب ما از نیازهای سازمانها و بنگاه های داخلی و حمایت در روال تحلیل و مستندسازی فرآیندهای آنها است که عملا سرعت بهره برداری از ابزار را بالا می‌برد. اما نکته آخر اینکه ما با شرکت هایی که تنها اپراتور و کاربر BPMS های خارجی هستند تفاوت داریم؛ چرا که ما خودمان تجربه و لذت طراحی موتور نرم افزار BPMS را داریم و با چابکی بالا می توانیم پیچیده ترین و درهم تنیده ترین فرآیندهای شما را دیجیتال کنیم.

از آنجا که کلیه موتورهای KASRA-BPMSتوسط واحد تولید خودمان ساخته شده است و یک BPMS کاملاً ایرانی و بومی بوده و سابقه 10 ساله این سامانه و تولید بیش از 100 محصول و نرم¬افزار با این ابزار، تسلط کافی و موثر بر روی این ابزارها وجود دارد و از طرفی با توجه به اینکه نیازمندی های سازمان های ایرانی در این محصول به صورت ویژه ای لحاظ گردیده است، مشتریان بدون هیچ گونه استرس و نگرانی می توانند فرایندهای خود را در این سامانه تولید و راهبری کنند. ذکر این نکته لازم است که هیچ شرکتی نمی تواند ادعا کند که نرم افزار BPMS خودش همه چیز را پوشش می دهد. نکته قابل توجه این است که شرکت تولید کننده با فیدبک و بازخوردی که از مشتری می گیرد بتواند در زمان مناسب پاسخ گوی نیازهای مشتریان باشد و این فقط توسط شرکت هایی که خودشان تولید کننده BPMS هستند قابل انجام است. خرید ابزارهای مبتنی بر BPMS های خارجی ریسک بالایی را برای سازمان ها به همراه خواهد داشت.

 

 سال تولید:1387

 پلتفرم اجرا: (asp.net)web

 پایگاه داده: SQL- server

 پلتفرم توسعه: .Net

   ●موتور طراحی فرآیند قدرتمند
   ●موتور فرم ساز قدرتمند
   ●برخورداری از ابزار پیشرفته برای گزارش¬دهی بر اساس انواع شاخص ها (KPI)
   ●تیم پشتیبانی قوی و متعهد
   ●رابط کاربری راحت
   ●برخورداری از قابلیت Versioning برای تغییر در فرآیندها
   ●پشتیبانی از استانداردهای برتر جهانی در مدلسازی فرایند
   ●صد درصد بومی
   ●نیاز حداقلی به کدنویسی
   ●امکانات Wizardای متعدد