پرونده از نظر هر فرد و با توجه به شغل او دارای معنی خاصی است. برای مثال، پرونده اطلاعات پزشکی یا پرونده اطلاعات یک فرد. موارد مشابه نیز در صنایع مختلفی وجود دارد اما تمام پرونده‌ها در ویژگی‌های زیر مشترک هستند:

•  حجم عظیمی از داده‌‎ها و اطلاعات از منابع مختلف دریافت، مطالعه، ذخیره و تحلیل می‌شود.
•  تنها کسانی که روی پرونده کار می‌کنند، می‌توانند در مورد کار بعدی تصمیم بگیرند.
•  مراحل انجام کار توالی مشخصی ندارد. زمان انجام دوباره‌کاری‌ها مشخص نیست و بستگی زیادی به تصمیم و دانش کارکنان روی پرونده و رویدادهای پیش‌آمده در مراحل گذشته دارد.
•  مراحل انجام هر پرونده با پرونده دیگر متفاوت است و نمی‌توان یک فرآیند مشخص برای آن تجویز کرد.

 

•  مدیریت شکایت و دعاوی حقوقی
•  نگهداری و تعمیرات
•  خدمات مشتری
•  مدیریت پرونده‌ی اشخاص حقیقی و حقوقی
•  مدیریت درمان
•  مدیریت درخواست‌های مراجعین در سازمان‌های مختلف

 

به دلیل غیرقابل پیش‌بینی بودن رویدادها، داده‌ها و اطلاعات تاثیرگذار بر روند انجام و تاثیر شدید قضاوت فردی، استفاده از رویکرد مدیریت فرآیندهای کسب و کار و در نتیجه BPMS جهت دیجیتال‌سازی کارهای فوق فعالیتی پیچیده، زمان‌بر و پرهزینه است. چرا که حالات زیادی از انتخاب فعالیت‌ها و تعیین توالی آن‌ها وجود دارد که اولا کشف و استخراج آن‌ها بسیار وقت‌گیر بوده و ثانیا ممکن است بسیاری از حالات در نظر گرفته نشود. حتی ممکن است در شرایطی خاص، حین انجام کار نیاز به افزودن فعالیتی جدید باشد.

 

جهت حل این مشکل شرکت دپنا اقدام به معرفی سامانه مدیریت پرونده (Case Management) با نام Kasra CM کرده است که امکانات آن به شرح زیر است: