تهران: 88019001-021 قم: 32906868-025

17 آذر 1398
صفحه اصلی مقالات
admin2 5291 بازدید 12 آبان 1398 18:35:00

اهداف راه اندازی پرتال سازمانی

اهداف راه اندازی پرتال سازمانی

پورتال در لغت به معنای “دروازه”، “دریچه” و “محل ورود” است. در علم معماری پورتال یک واژه عمومی برای توصیف یک ورودی مجلل به ساختمانی مهم است . در فناوری اطلاعات و ارتباطات پورتال (رویش این دیدگاه اولین بار در سال 1990 بوده است) را اینگونه معرفی می نمایند : دروازه های شخصی مبتنی بر وب که به روی دانش و اطلاعات موجود در محیط های محاسبه شبکه ای  باز می شوند.

 

مقدمه

از بدو تولد اینترنت تاکنون در این فضای مجازی میلیون ها سایت با کاربردهای فراوان برای کاربران طراحی شده است. این امر در ایران با جدّیت در حال پیگیری است و وب سایت های اطلاع رسانی فراوانی در حال حاضر به فعالیت در این شبکه می پردازند. هر کدام از این وب سایت ها به نوبه خود در سطحی ویژه به کاربران خود خدمات ارائه می نمایند.

در دنیای واقعی هر سازمان و هر شرکت دارای آدرس فیزیکی و پستی مختص خود به منظور فعالیت های خود می باشد ، با گسترش ارتباطات و فضای مجازی ، آدرس های مجازی و پستی نیز شکل به خود گرفته اند و بسیاری از امور دارای گردش کارهای مجازی شده اند و هر سازمانی که از این فضا غافل بماند در تمامی ابعاد مالی ، اداری ، جایگاه ، مشتری مداری ، منزلت ، اثرگذاری ، خدمت گذاری و فروش دچار زیان خواهد شد . باتوجه به گذشت چند سال از رشد فضای مجازی و تنوع و پیچیدگی درخواست های مخاطبان هر روز بیش از پیش قابلیتهای جدیدتر و پیشرفته تری را می طلبد که این پیچیدگی ها و گسترش درخواست ها در فضای مجازی دو پیامد مهم را در بر دارد اول آنکه بسیاری از امور که در گذشته به صورت دستی و کاغذی صورت می گرفت اکنون از طریق ارتباطات شبکه ای و به صورت مجازی و با سرعت بالاتری صورت می پذیرد و دوم یکپارچگی نرم افزاری و بانک های اطلاعاتی از این راه امکان پذیر گردیده است .

همان گونه که سرویس و یا امکانی نیاز به نگهداری و بروز رسانی دارد وب سایت ها و سرویس های دنیای مجازی نیز نیاز به نگهداری ، بروز رسانی اطلاعات ، ارتقای سیستم ، امنیت و ... دارد که این امور نیازمند صرف هزینه می باشد. بگذارید با یک مثال ادامه دهیم فرض می کنیم مدیریت نگهداری تاسیسات یک سازمان اداری در اختیار شما باشد حال اموری که باید توسط شما انجام پذیرد از قبیل سرویس های نگهداری ، تعویض قطعات مستهلک شده ، سرویس سالیانه ، سرویس دهی به بخش های جدید ، ارتقای دستگاه ها با دستگاه های نوین و قدرتمند تر و اطمینان از کارکرد 24 ساعته سیستم با از کارافتادگی 1 % بر عهده شما خواهد بود . حال شما چگونه کار را انجام خواهید داد ؟ آیا به صورت موقت کار خواهید کرد ؟ آیا هر بار به صورت تصادفی از بخشی سرکشی می کنید ؟ آیا هر بار از تعمیر کاران متفرقه با انتخاب های تصادفی استفاده می نمایید؟  خیر ، برای این امر نیز شما از یک تیم حرفه ای استفاده خواهید کرد اما باید بدانید برای ارتباط با تمامی دستگاه ها باید با زبان و چگونگی عملکرد آن دستگاه آشنا باشید و ازیک دستور کار منظم و دوره ای دارای چک لیست استفاده نمایید. در ارتباط با دنیای مجازی نیز به همین صورت خواهد بود می توان سایت ها و اطلاعات آن را به صورت متفرقه و دستی به روز رسانی نمود این کار شاید در ابتدا آنقدر دشوار نباشد اما بعد از گذشت چند ماه و ورود اطلاعات و تغییرات اعمال شده بر روی سرویس ها و اطلاعات سیستم آنقدر پیچیده و سر در گم می شود که در بسیاری از موارد به بن بست خواهد رسید در چنین شرایطی از یک بستر نرم افزاری واسط بین سرویس ها و کاربری با نام پورتال استفاده می نماییم که علاوه بر در اختیار قرار دادن بروز رسانی تمامی اطلاعات سایت و سرویس ها به کاربر وظایف دیگری همچون مهم ترین آن ها امنیت سایت را نیز بر عهده دارد.

سایت های اطلاع رسانی و پورتال ها در کشور ما، طی چند سال اخیر رشد بالایی داشته است. فناوری های گوناگونی برای طراحی و تولید صفحات وب وجود دارد که بر این اساس نرم افزارهای مختلفی برای تولید صفحات وب، موجود می باشد. ساده ترین این ابزار، ویرایشگر متنی ساده ای مانند Notepad است. در این نرم افزارهای کوچک، هیچ امکاناتی برای طراحی، تولید و توسعه صفحات وب وجود ندارد و تنها می توان به طراحی صفحات ثابت با کدهای HTML پرداخت. به دلایل بسیاری که در ادامه ذکر خواهد شد، برای طراحی وب سایت سازمان ها و شرکت ها از زبان های برنامه نویسی نوین و بانک های اطلاعاتی مستقل استفاده می گردد.

 

تعریف پورتال

پورتال در لغت به معنای “دروازه”، “دریچه” و “محل ورود” است. در علم معماری پورتال یک واژه عمومی برای توصیف یک ورودی مجلل به ساختمانی مهم است . در فناوری اطلاعات و ارتباطات پورتال (رویش این دیدگاه اولین بار در سال 1990 بوده است) را اینگونه معرفی می نمایند : دروازه های شخصی مبتنی بر وب که به روی دانش و اطلاعات موجود در محیط های محاسبه شبکه ای  باز می شوند.

از دیدگاه دیگر پورتال وب سایتی است که به عنوان یک درگاه ورودی امکاناتی چون خدمات الکترونیک ، گردش کار های درون سازمانی و برون سازمانی ، اخبار ، محتوی شخصی و لینک سایت های مورد نظر را برای کاربرانی که می خواهند از طریق دنیای اینترنت فعالیت داشته باشند را بصورت دسته بندی شده در اختیار وی قرار می دهد. سایت ویکی پدیا، پورتال وب را سایتی معرفی می کند که به عنوان نقطه دسترسی به اطلاعات پهنه وب عمل می کند. پورتال ها اطلاعات مختلف را از منابع متنوع و حتی متضاد در یک مسیر یکپارچه ارائه می کنند.

در هر صورت با نگاهی به تعاریف متنوع و مختلف پورتال یک نقطه مشترک در تمامی انها یافت می شود که مشابه همان معنای لغوی ان است: پورتال صفحه وب واسطی است که به عنوان دروازه ورودی امکان دسترسی اسان را به خدمات و اطلاعاتی که کاربر، برای انجام خواسته اش نیاز دارد، فراهم می کند.

این نکته بسیار مهم را نباید از نظر دور داشت که با گسترش روزافزون استفاده از پورتالها، کاربرد های متنوعی نیز برای انها مورد توجه قرار گرفته است. اگر زمانی یک پورتال می توانست در واقع یک وب دایرکتوری طبقه بندی شده از فهرست انواع و اقسام سایت های موجود در وب باشد، امروزه با ظهور تکنولوژی های مختلف پیاده سازی پورتال و با وجود نسل های مختلف پورتال، انتظارات مختلفی از پورتالها وجود دارد. و به نظر نویسنده اتفاقا همین استفاده های مختلف از پورتال است که تعاریف مختلفی از ان را پیش رو گذاشته است. از همین روست که شناخت پورتالها بدون معرفی انواع استفاده های امروزی از پورتال و نیز بدون معرفی تکنولوژی ها و شرکت های عرضه کننده محصولات پورتال، شناختی سطحی و مبهم است.

نکته ای که در تعریف مفهوم پورتال باید در نظر گرفت، مشتقات پورتال است. پورتال هایی نظیر تجاری، ورزشی، خبری، سازمانی و... .  در این میان به تعریف پورتال سازمانی بسنده می کنیم. پورتال های سازمانی، یکی از راههای رایج تبادل اطلاعات با کارکنان، مشتریان و شرکای تجاری سازمان ها است، به طوری که هر شخص با تنها ورود به پورتال تحت وب می تواند به اطلاعات، منابع و خدمات مورد نظر خود دست یابد. پورتال های سازمانی معمولا در برگیرنده اطلاعات شخصی و محرمانه هستند که می بایست صرفا در اختیار افراد مجاز قرار گیرد. (مثلا اطلاعات فیش حقوقی ، حضور غیاب افراد که باید صرفا در اختیار آن فرد قرار گیرد).

 

ویژگی های پورتال

 برخی از ویژگی های مهم بهره وری پورتال های سازمانی عبارت است از:

مدیریت اسناد و محتوا (Content Management): مهمترین وظیفه پورتال ها ارائه اسناد در دسته بندی های مجزا، کنترل نسخ مختلف اسناد، چرخش اسناد و مدیریت آن ها است . با وجود امکانات فراوان در مدیریت و ایجاد محتوا، پورتالهای سازمانی معمولا نیاز به سیستم مدیریت محتوا را در سازمان برطرف می کنند.

همکاری (Cooperation): در پورتالهای سازمانی معمولا کاربران داخلی و خارجی می توانند به صورت Synchronous از طریق گفتگو و یا به صورت ناشناس از طریق فروم یا انجمن، وبلاگ و پست الکترونیک با سازمان در ارتباط باشند.

جستجو و گردش در اطلاعات(Enterprise Search): ارائه اطلاعات، مفید است ولی به شرطی که رسیدن به آن سخت و یا غیر ممکن نباشد. جستجوی اطلاعات از جمله امکانات مهم در پورتالهای سازمانی با حجم فراوان داده می باشد . این جستجو ها می تواند جستجو در خصوص اخبار داخلی سازمان ، سرویس های در حال استفاده ، جستجو در رابطه با مقاله و محتوی خاص ، اطلاعات و امکانات جدید و بروزرسانی شده و ... باشد

 اتحاد چندین پورتال(Federation): ادغام محتوای ارائه شده توسط پورتال های دیگر، به طور معمول از طریق استفاده از فن آوری های WSRP یا مشابه آن.

سفارشی سازی (Customization): اعضای پورتال می توانند نگاه سفارشی و احساس محیطی خود را بر روی صفحاتی که با آن سر و کار دارند پیاده سازی نمایند. کاربران با استفاده از EIPs می توانند ویرایش و طراحی محیطی وب سایت های خود را از بنا بر شخصیت خود و سبک خود پیاده سازی نمایند ، آنها همچنین می توانند محتوا و خدمات خاص خود را انتخاب نمایند . همچنین توانایی اولویت بندی مناسب ترین محتوی بر ​​اساس ویژگی های کاربر را دارا می باشد.

خصوصی سازی (Personalization): امکان خصوصی سازی محتوا ، داده ها ، اطلاعات ، رکورد ها و خدمات و همچنین خصوصی سازی ظاهر پورتال، توانایی برخورداری از قالب شخصی را به کاربران اعطا می کند. هر کاربر باید بتواند خدمات واطلاعات مورد نظر خود را گزینش کند.

تعیین حقوق و قواعد دسترسی (Access Control): مدیران پورتالهای سازمانی باید بتوانند کاربران را در دسترسی به اطلاعات و خدمات محدود کنند. به عنوان مثال،  اطلاعات مالی شرکای تجاری سازمان باید فقط در اختیار شرکای تجاری سازمان باشد. نه مشتریان و نه کارمندان سازمان.

یکپارچگی (Integration): ایجاد ارتباط نرم افزاری میان سیستم ها و نرم افزارهای موجود در سازمان و ایجاد یک نقطه دید یکی از مهمترین خصوصیات یک پورتال سازمانی می باشد. در واقع این خصوصیت از جمله تفاوتهای بارز یک سایت با یک پورتال سازمانی می باشد.

تعیین هویت و تصدیق اصالت یک مرحله ای (Single Sign On):  کاربران در هنگام کار با پورتال نباید ملزم به ورود نام کاربری و مشخصات خود در رابطه با هر بخش یا خدمت باشند. در واقع با کمک سرویسهایی چون LDAP و Active Directory می بایست امکان استفاده از یک پروفایل برای کار با سیستم های مختلف وجود داشته باشد. به طور مثال کاربر باید بتواند با ورود یک نام کاربری برای یکبار  از بخشهای مدیریت اسناد، نامه های الکترونیکی (مرتبط با Mail Server)، آرشیو اسناد (مرتبط با نرم افزار آرشیو اسناد) و نامه های اداری (مرتبط با سیستم اتوماسیون) استفاده کند.

 

چرا پورتال

مطالعه دوباره و چندباره تعاریف مختلفی که از پورتال ارائه شده است، معمولا برای شناخت این مفهوم ناکافی و در بعضی از موارد ناکارآمد است . در صورتی که در خصوص فهم پورتال تعریف جامعی ارایه نگردد، وجه تمایز کاملی برای تشخیص یک پورتال از وب سایت به دست نمی دهد. از سوی دیگر سوء کاربرد های مختلف و استفاده نابجا از این کلمه خود باعث سردرگمی حتی کاربران حرفه ای وب می شود.

یک سازمان با هر نوع زمینه کاری گسترده شامل امور اداری ، مالی ، عمرانی ، خدماتی ، تاسیساتی ، تولیدی ، صنعتی ، پژوهشی ، لازم است در جهت هدفمند کردن جریان اطلاعات خود و یکپارچه سازی بانک های اطلاعاتی خود گام بردارد . سازمان به منظور در اختیار داشتن گزارشات یک پارچه و رصد سازمان توسط مدیران ارشد نیازمند بستری است تا بتواند علاوه یکپارچه سازی رکورد های ورودی اطلاعات کاربران و تاریخچه ی تغییرات را نیز دارا باشد.

با بستری همچون پورتال سازمانی بسیاری از دغدغه های سازمانی را می توان به راحتی پاسخگویی نمود.

•      کارتابل کاربران دارای تفکیک کارتابل های شخصی ، کارتابل های داخل سازمانی و برون سازمانی

•      سازمان هایی که به علت بُعد مسافتی، نیرو های آن قادر به حضور مستمر در محل شرکت و نیز اگاهی از اخبار و اطلاعیه های آن نیستند.

•      امور مالی که به علت دارا بودن چندین مرکز کارپردازی و انبار و به علت ورود دوره ای و یا با تاخیر فاکتور ها دچار مغایرت در اسناد حسابداری و انبارداری شده است.

•      مدیر عامل و یا مدیران ارشد سازمان باید بتوانند اطلاعات مورد نظر خود را به راحتی از روی سامانه دریافت نمایند و یا بروز رسانی اطلاعات را به صورت سریع انجام دهند.

•      وجود محیطی واحد برای ثبت امور روزانه ، ثبت فعالیت ها ی کارکنان ، ثبت صورت وضعیت جلسات و مدیریت آن ، ارائه گزارشات مدیران ، ارسال پیام و غیره لازم می باشد.

•      محیط ویژه ای برای ورود مدیران سازمان و صفحه ای برای نمایش آخرین اخبار، پیام ها و گزارشات

•      بخشی مستقل و قابل دسترس بر اساس حق دسترسی های داده شده به کاربران برای ارسال اخبار و اطلاعیه ها، گزارشات و پیام ها

•      مدیریت محتوی تمامی قسمت ها بر اساس سطح دسترسی افراد ، زمان انتشار اطلاعات ، زمان انقضای محتوی اعم از متون ، عکس ، فیلم و صوت

•      روند و گردش کار هایی به منظور تعریف نام کاربری ، تعریف پست سازمانی ، ثبت نام اینترنتی و ثبت ورود و خروج ها

 

انواع پورتال

دو دسته ‌بندی مهم برای پروتال ها شامل :

 پورتال‌های افقی که قسمت‌های زیادی را پوشش می‌دهند و دارای عمومیت بیشتری هستند به عبارت دیگر پورتال‌های افقی، به‌مانند یک سکو برای چندین شرکت در یک بخش تجاری یا یک نوع تولیدکننده یا توزیع‌کننده می‌باشند.

 پورتال‌های عمودی که بر روی یک قسمت تمرکز دارند در نتیجه پورتال عمودی یک نقطه ورودی خاص برای یک بازار یا صنعت خاص و یا خدمات یک سازمان که گاهی اوقات به آن ورتال (Vortal)‏ نیز می‌گویند، تعریف می‌شود.

پورتال ها نیز از نقطه نظر محتوایی نیز دارای دسته بندی ذیل می باشد :

پورتال های سازمانی (Enterprise Portal)

پورتال های شرکتی (Corporate Portal)

پورتال ‌های شخصی (Personal portals)

پورتال‌ های خبری (News Portal)

پورتال های دولتی و وزارتخانه ای (Government Portal)

پورتال های فرهنگی (Cultural Portal)

پورتال های پژوهشی (Research Portal)

پورتال های مناقصه (Tender Portal)

پورتال های سهام (Stock Portal)

پورتال های جستجو (Search Portal)

پورتال های سرگرمی (Hobby Portal , Sport Portal , Fun Portal , Game Portal)

 

رشد همه جانبه سازمان با همراهی پورتال:

اجبار و الزام امروزی استفاده از پورتال ها صرفا به دلیل حجم وسیع اطلاعات موجود یا به عبارتی انفجار اطلاعات نیست. علاوه بر انفجار اطلاعات، پهنه وب امروزی با ناهمگونی پلت فرم ها نیز مواجه است . اطلاعات نه تنها در یک مکان فیزیکی نیستند، بلکه روی سیستم های مختلفی با انواع متنوعی از سخت افزارها ، سیستم های عامل و نرم افزارها قرار گرفته اند که فراهم آوردن بستری برای دسترسی به این اطلاعات از مجرای واحد و یکپارچه ، از دلایل استفاده از پورتال است. اغلب داشتن یک نرم افزار متمرکز که امکان دسترسی و به اشتراک گذاری اطلاعات میان نرم افزار های مختلف دیگر را در یک سازمان فراهم کند یک نیاز اساسی است . در حال حاضر بسیاری از سازمان ها در گذر زمان دارای تعداد متعددی نرم افزار با تفاوت هایی از لحاظ زبان برنامه نویسی ، پلت فرم ، بانک اطلاعاتی و نوع دسترسی شده اند یکی از بزرگترین وظایف نرم افزارهای نسل امروز امکان یکپارچه سازی و برقراری ارتباط و تراکنش داده با همین نرم افزار های موجود است همچنین کاربران علاقه مندند تا همواره از طریق یک نقطه دسترسی به تمام خدمات و اطلاعات مورد نیاز خود، که روی سیستم های مختلفی قرار دارند، دسترسی داشته باشند. راهبران و مدیران سیستم ها نیز دقیقا خواسته های مشابهی را در خصوص راهبری تمامی سیستم ها از طریق یک سیستم مرکزی و یکپارچه دارند.

به طور کلی می توان عمده ترین مزایای استفاده از پورتال را تحت عناوین ذیل خلاصه کرد:

کاهش هزینه زمانی ایجاد، به روزرسانی و نگهداری سیستم

کاهش هزینه ریالی نگهداری و پشتیبانی از سیستم ها

حل معضلاتی چون پیچیدگی مدیریت سیستم، افزونگی اطلاعات و تداخل اطلاعات

استفاده از پورتال به عنوان یک مزیت رقابتی بین سازمانهای خصوصی و دولتی

یگانه منبع تعاملی در رابطه با اطلاعات و خدمات سازمانها و جامعیت و یکپارچگی سیستم ارائه دهنده خدمات

اصلاح اطلاعات و افزایش صحت اطلاعات هر بخش سازمان به واسطه کنترل در بخش های مرتبط

یکپارچه سازی اطلاعات و تولید گزارشات تلفیقی و تجمیعی

سازماندهی محتویات و برنامه های کاربردی سازمانها به طوری که نیاز گروههای مختلف موجود برآورده می شود.

نهادینه شدن فناوری اطلاعات در سازمان به منظور مدیریت اطلاعات و دانش

امکان تصمیم گیری، کنترل و نظارت بهتر مدیران ارشد جهت نیل به اهداف سازمان بر اساس اطلاعات دقیق و به روز

عملکرد بهتر سازمان بخاطر تجمیع اطلاعات سایتهای مختلف در یک نمای واحد

افزایش رضایتمندی مشتریان و کاربران

افزایش بهره وری بواسطه تعاملات بهتر بین کارکنان و مشتریان

دسترسی آسان به برنامه های کاربردی موجود

تنوع در ارائه سرویس ها و خدماتی که باید در بخش های متنوع سازمان به گردش در آید

دسترسی پویای مدیران به محتویات اطلاعات برنامه ها و روندهای کاری و اداری مختلف از طریق داشبورد پنل های مدیریتی

رعایت محرمانگی در ارائه اطلاعات

 

برنامه های کاربردی رایج در پورتال:

سیستم مدیریت محتوی CMS (Content Management System)

سیستم مدیریت اسناد DMS (Document Management System)

نرم افزار های همکاری (Collaboration Software) : به معنای سیستم پرسش و پاسخ و پشتیبانی از فرآیندها و توضیح گردش کار های رایج کاربران مثل Support. و Forum.

سیستم مدیریت روند های کسب و کار BPMS (Business process management systems)

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان CRM (Customer Relationship Management)

هوش تجاری BI (Business Intelligence)

اینترانت (Intranet)

بانک دانش (Wiki)

بلاگ ها و زیر سایت های وابسته (Blog)

تولید خوراک (Feed) به منظور دسترسی سریع به آخرین اخبار و محتوی سایت RSS (Rich Site Summary)

پورتال های مرتبط با نرم افزارهای منابع انسانی (Employee portal)

http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_portal

http://en.wikipedia.org/wiki/Web_portal

http://www.ecg-pnum.ir/

http://searchcio.techtarget.com/definition/vertical-portal

 

نظرات کاربران

Parameter:1421!model&339 -LayoutId:339 LayoutNameالگوی متنی مطالب+