سوالات متداول سامانه اسناد دیجیتال

سوال‏های متداول کارتابل و پروفایل
1-   چگونه می‏توانم رمز عبور خود را تغییر دهم؟
پاسخ: از منوی بالا سمت چپ بر روی عکس کاربر کلیک کنید. پنجره‏ای باز می‏شود که در آن گزینه‏ی تغییر رمز عبور قابل مشاهده‏است. با کلیک بر روی آن قسمت صفحه‏ی تغییر رمز عبور برای شما نمایش داده می‏شود. در این صفحه امکان تغییر رمز عبور وجوددارد.
2-   چگونه می‏توانم تصویر کاربری خود را تغییر دهم؟
پاسخ: از منوی بالا سمت چپ بر روی عکس کاربری کلیک کنید. پنجره‏ای باز می‏شود، بر روی دکمه‏ی پروفایل کلیک کنید. با انتخاب آن صفحه تنظیمات شخصی کاربر نمایش داده می‏شود. در تب اول آن امکان تغییر تصویر کاربری شما وجود دارد.
3-   چگونه می‏توانم تفویض کارتابل کنم؟
پاسخ: از منوی بالا سمت چپ بر روی عکس کاربری کلیک کنید. پنجره‏ای باز می‏شود، درآن بر روی دکمه‏ی پروفایل کلیک کنید. با انتخاب آن، صفحه‏ی تنظیمات شخصی کاربر نمایش داده می‏شود. در تب دوم آن امکان تفویض کارتابل به کاربر دیگر در در بازه‏ی زمانی مشخص با تعیین نوع دسترسی و ... قابل تنظیم است.
4-   چگونه می‏توانم تم سامانه را برای خود تنظیم کنم؟
پاسخ: از منوی بالا سمت چپ بر روی عکس کاربری کلیک کنید. پنجره‏ای باز می‏شود، درآن بر روی دکمه‏ی پروفایل کلیک کنید. با انتخاب آن، صفحه‏‏ی تنظیمات شخصی کاربر نمایش داده می‏شود. در تب سوم آن امکان تغییر رنگ تم سامانه برای کاربر وجوددارد.
5-   چگونه می‏توانم کارتابل ارجاعی خود را مشاهده کنم؟
پاسخ: در قسمت بالای کارتابل کاربر، دراپ داونی قابل مشاهده‏است که کاربر با انتخاب آن می‏تواند نوع پیام‏های نمایش داده شده در کارتابل را از حالت جاری به حالت‏های مختلفی از قبیل ارجاعی، بایگانی، تعلیقی و ... تغییر دهد.
6-   کاربرد اعلان‏ها چیست و در کدام قسمت قابل مشاهده‏است؟
پاسخ: هرگاه با درخواست ارسالی از طرف شما موافقت (تایید نهایی درخواست) و یا مخالف (عدم تایید و بایگانی درخواست) شود، به صورت یک اعلان در قسمت اعلانات قابل مشاهده‏است. برای مشاهده‏ی قسمت اعلان‏ها در صفحه‏ی اصلی در بالای کارتابل، از دو تب موجود (به صورت پیش فرض تب کارتابل نمایش داده‏می‏شود) قسمت اعلان‏ها را انتخاب کنید. اعلان‏های دریافتی در این قسمت نمایش داده می‏شود.
7-   چگونه می‏توانم جزئیات و تاریخچه‏ی پیام دریافتی را در کارتابل را مشاهده کنم؟
پاسخ: بر روی پیام مورد نظر خود در کارتابل کلیک کنید. بعد از باز شدن آن در قسمت بالای پیام دو قسمت جزئیات پیام و تاریخچه قابل مشاهده‏است. با کلیک بر روی هر کدام از قسمت‏ها اطلاعات مربوط به تاریخچه و جزئیات را می‏توانید مشاهده کنید.
8-   چگونه می‏توانم پیام دریافتی را در یک گروه خاص قرار دهم؟
پاسخ: بر روی پیام مورد نظر خود در کارتابل کلیک کنید. بعد از باز شدن آن در قسمت بالای پیام، تب گروه‏بندی را انتخاب نمایید. دو گزینه‏ی افزودن گروه جدید و انتقال به گروه برای شما نمایش داده می‏شود. با انتخاب دکمه‏ی افزودن، گروه جدید خود را با نام مورد نظر تعریف کنید و سپس از لیست گروه ثبت شده را انتخاب و بر روی دکمه‏ی انتقال به گروه کلیک کنید. با این کار پیام شما در گروه جدید قرار می‏گیرد.
9-   چگونه می‏توانم یک یادآور برای یک پیام تعریف کنم؟
پاسخ: بر روی پیام مورد نظر خود در کارتابل کلیک کنید. بعد از باز شدن آن در قسمت بالای پیام، تب یادآوری را انتخاب نمایید. با تعیین موضوع، ساعت و تاریخ و انتخاب دکمه‏ی ثبت، یادآور برای پیغام شما ایجاد می‏شود. آیکن یادآور بعد از ثبت در کارتابل به صورت درمی‏آید.
10-   چگونه می‏توانم بین جایگاه‏های مختلف خود جابه‏ جا شوم؟
پاسخ: در صفحه‏ی اصلی بعد از ورود به سامانه در منوی بالا سمت چپ بر روی قسمت عنوان کاربری کلیک کنید. با این کار پنجره‏ای باز می‏شود که تمامی جایگاه‏های کاربر را نمایش می‏دهد. جایگاه مورد نظر خود را انتخاب و بر روی دکمه‏ی تایید کلیک کنید. با این کار بین جایگاه‏های مختلف جابه‏جا می‏شوید و محتوای کارتابل نمایش داده شده برای شما تغییر می‏کند.
11-   چگونه می‏توانم اطلاعات و پیام‏های کارتابل را مرتب کنم؟
پاسخ: در قسمت کارتابل بر روی سطر اول(سطر رنگی عنوان) هر ستونی که می‏خواهید بر اساس اطلاعات آن ستون پیام‏ها مرتب شوند، کلیک کنید. با این کلیک اطلاعات کل کارتابل بر اساس ستون انتخابی مرتب می‏شوند.
12-   چگونه می‏توان در کارتابل جستجو کرد؟
پاسخ: در قسمت بالای کارتابل درکنار نوع کارتابل و حالت نمایش، آیکن جستجوی کارتابل وجوددارد. با انتخاب آن یک فرم برای شما نمایش داده می‏شود که امکان جستجو در قسمت‏های مختلف کارتابل بر اساس محدوده‏ی جستجوی تعیین شده را دارد.
13-   چگونه می‏توانم از محتوای کارتابل خروجی پی دی اف و یا ورد گرفت؟
پاسخ: در قسمت بالای کارتابل درکنار نوع کارتابل یک آیکن برای دریافت خروجی وجود دارد. با انتخاب آن سه گزینه برای شما نمایش داده‏می‏شود. امکان گرفتن خروجی پی‏دی‏اف، ورد و هم‏چنین چاپ اطلاعات کارتابل در این قسمت وجوددارد.

سوال‏های متداول مدیریت دسترسی‏ها
14-   چگونه می‏توانم یک کاربر جدید تعریف کنم؟
پاسخ: با ورود به قسمت ادمین سامانه از قسمت صفحات مدیریتی، مدیریت دسترسی‏ها را انتخاب کنید. بر روی قسمت کاربران(تب دوم) کلیک کنید. در صفحه‏ی نمایش داده شده با انتخاب دکمه‏ی افزودن امکان تعریف یک کاربر جدید برای شما وجوددارد.
15-   چگونه می‏توانم یک گروه کاربری جدید ایجاد کنم؟
پاسخ: با ورود به قسمت ادمین سامانه از قسمت صفحات مدیریتی، مدیریت دسترسی‏ها را انتخاب کنید. بر روی قسمت گروه کاربری(تب اول) کلیک کنید. در صفحه‏ی نمایش داده شده با انتخاب دکمه‏ی افزودن امکان تعریف یک گروه کاربری جدید برای شما وجوددارد.
16-   چگونه می‏توانم یک عضو جدید به گروه کاربری اضافه کنم؟
پاسخ: با ورود به قسمت ادمین سامانه از قسمت صفحات مدیریتی، مدیریت دسترسی‏ها را انتخاب کنید. بر روی قسمت گروه کاربری(تب دوم) کلیک کنید. از لیست گروه‏های کاربری، گروه مورد نظر را پیدا کرده و بر روی آن یک‏بار کلیک کنید. در پنجره‏ی باز شده گزینه‏ی عضویت جدید را انتخاب کنید. کاربر مورد نظر را از لیست انتخاب کنید. با زدن دکمه‏ی ثبت، کاربر انتخابی به گروه اضافه می‏شود.
17-   چگونه می‏توانم به کاربر یک دسترسی منوی جدید بدهم؟
پاسخ: با ورود به قسمت ادمین سامانه از قسمت صفحات مدیریتی، مدیریت دسترسی‏ها را انتخاب کنید. بر روی قسمت کاربران(تب اول) کلیک کنید. از لیست کاربران، کاربر مورد نظر را پیدا کرده و بر روی آن یک‏بار کلیک کنید. در پنجره‏ی باز شده از قسمت مجوزها، دسترسی منو را انتخاب کنید. با انتخاب منوی مورد نظر و ثبت آن، مجوز دسترسی آن به کاربر داده می‏شود.
18-   چگونه می‏توانم به گروه کاربری یک دسترسی منوی جدید بدهم؟
پاسخ: با ورود به قسمت ادمین سامانه از قسمت صفحات مدیریتی، مدیریت دسترسی‏ها را انتخاب کنید. بر روی قسمت گروه کاربری(تب دوم) کلیک کنید. از لیست گروه‏های کاربری، گروه مورد نظر را پیدا کرده و بر روی آن یک‏بار کلیک کنید. در پنجره‏ی باز شده از قسمت مجوزها، دسترسی منو را انتخاب کنید. با انتخاب منوی مورد نظر و ثبت آن، مجوز دسترسی آن به گروه کاربری داده می‏شود.
19-   چگونه می‏توانم پرسنل سازمان را تعریف کنم؟
پاسخ: نیاز به تعریف مستقیم پرسنل در سامانه وجودندارد. برای تعریف پرسنل جدید کافی است یک کاربر جدید تعریف کنید. با تعریف کاربر جدید، به صورت سیستمی پرسنل مرتبط با کاربر تعریف می‏شود و در قسمت پرسنل مدیریت دسترسی‏ها قابل مشاهده‏می‏باشد.
20-   چگونه می‏توانم اطلاعات پرسنل سازمان را ویرایش کنم؟
پاسخ: چارت سازمانی از قسمت مدیریت دسترسی‏ها را انتخب کنید. بر روی بخش پرسنل کلیک کنید. از لیست مشاهده‏شده، پرسنل مورد نظر خود را انتخاب کنید. در پنجره‏ی باز شده امکان ویرایش اطلاعات پرسنل وجوددارد.

    سوال‏های متداول جستجو
21-   چگونه می‏توانم در جستجوی کلی محدوده‏ی جستجو را مشخص کنم؟
پاسخ: از منوی سمت راست قسمت جستجو را انتخاب کنید. در تب جستجوی کلی یک دراپ داون وجوددارد که امکان تعیین محدوده‏ی جستجو را برای شما فراهم کرده‏است.
22-   چگونه می‏توانم یک موجودیت خاص را در لیست پرونده‏ها جستجو کنم؟
پاسخ: از منوی سمت راست قسمت جستجو را انتخاب کنید. در تب جستجوی کلی قسمت محدوده‏ی جستجو، عنوان موجودیت خاص را انتخاب کنید. از لیست موجودیت، موجودیت مورد نظر خود را انتخاب نمایید و از قسمت بعد، ویژگی موجودیت مورد نظر خود را وارد کنید. عبارت مورد نظر را در فیلد خالی ثبت کرده و بر روی دکمه‏ی جستجو کلیک کنید.
23-   چگونه می‏توانم جستجوی دقیق‏تری بر روی اطلاعات پرونده انجام دهم؟
پاسخ: در قسمت جستجو در تب جستجوی دقیق وارد شوید. در این قسمت امکان جستجو بر روی اطلاعات پرونده و موجودیت‏های فرعی به صورت دقیق‏تر وجوددارد. در قسمت قاعده از لیست موجود، بخش مورد نظر خود را انتخاب کنید و سپس از لیست یک مورد را برای جستجوی دقیق‏تر انتخاب نمایید(مواردی از قبیل برابر است با، مخالف است، بررگتر است، خالی باشد و ...) سپس در فیلد خالی بعدی عبارت مورد نظر خود را برای جستجو وارد کنید.

سوال‏های متداول مطالعه
24-   تفاوت بین حالت‏های مختلف یادداشت‏گذاری چیست؟
پاسخ: سه نوع حالت فردی، سازمانی و عمومی برای یادداشت وجود دارد. در حالت یادداشت فردی، یادداشت ثبت شده فقط توسط خود کاربر قابل مشاهده‏است. در حالت سازمانی یادداشت توسط اعضای سازمان در صفحه‏ی مطالعه قابل روئیت است. در حالت عمومی همه‏ی افراد امکان مطالعه‏ی یادداشت ثبت شده را دارند.
25-   چگونه می‏توانم برای یک رکورد در صفحه‏ی مطالعه یادداشت بگذارم؟
پاسخ: با راست کلیک بر روی آیکن نمایش داده شده کنار هر رکورد امکانات مختلفی برای کاربر نمایش داده می‏شود. قسمت یادداشت گذاری را انتخاب کنید. با باز شدن منوی سمت چپ می‏توانید لیست یادداشت‏هایی که برای این رکورد ثبت شده مشاهده کرده و در ضمن در قسمت پایین یادداشت مورد نظر خود را با تعیین نوع آن(فردی، سازمانی، عمومی) برای رکورد مورد نظر ثبت کنید.
26-   چگونه می‏توانم برای یک رکورد یک یادداشت سازمانی بگذارم؟
پاسخ: با رفتن به قسمت یادداشت گذاری برای رکورد، کنار دکمه‏ی ثبت یک آیکن وجوددارد که حالت یادداشت گذاری فردی را نشان می‏دهد که با یکبار کلیک بر روی آن به حالت یادداشت‏گذاری سازمانی درمی‏آید. در این حالت علاوه بر کاربر ثبت کننده‏ی یادداشت همه‏ی اعضای سازمان وی نیز یادداشت را مشاهده‏می‏کنند.
27-   چگونه می‏توانم برای یک رکورد یک یادداشت عمومی بگذارم؟
پاسخ: با رفتن به قسمت یادداشت گذاری برای رکورد، کنار دکمه‏ی ثبت یک آیکن وجوددارد که حالت یادداشت گذاری فردی را نشان می‏دهد که با دو بار کلیک بر روی آن به حالت یادداشت‏گذاری عمومی درمی‏آید. در این حالت علاوه بر کاربر ثبت کننده‏ی یادداشت همه‏ی اعضا نیز یادداشت را مشاهده‏می‏کنند.
28-   چگونه می‏توانم یک رکورد در صفحه‏ی مطالعه را جز علاقه‏مندی‏ها قرار دهم؟
پاسخ: با راست کلیک بر روی آیکن نمایش داده شده کنار هر رکورد امکانات مختلفی برای کاربر نمایش داده می‏شود. قسمت علاقه‏مندی را انتخاب کنید. با انتخاب این قسمت ستاره به حالت رنگی درمی‏آید و رکورد جز علاقه‏مندی‏های شما قرار می‏گیرد.
29-   چگونه می‏توانم لیست علاقه‏مندی‏ها را در صفحه‏ی مطالعه مشاهده کنم؟
پاسخ: در صفحه مطالعه از منوی بالا حالت نمایش علاقه‏مندی‏ها را انتخاب کنید. با انتخاب آن فقط تمامی رکوردهایی که به عنوان علاقه‏مندی انتخاب کرده‏اید، در صفحه مطالعه نمایش داده می‏شود.
30-   چگونه می‏توانم برای یک رکورد در صفحه‏ی مطالعه سند ضمیمه‏ اضافه کنم؟
پاسخ: با راست کلیک بر روی آیکن نمایش داده شده کنار هر رکورد امکانات مختلفی برای کاربر نمایش داده می‏شود. قسمت ضمیمه را انتخاب کنید. از بین دو گزینه‏ی مشاهده و افزودن، گزینه‏ی افزودن را انتخاب کنید. در صفحه‏ی باز شده اطلاعات سند و خود سند را وارد کرده و سپس دکمه‏ی ثبت را بزنید. سند مرتبط با رکورد ثبت شده‏است. با انتخاب گزینه‏ی مشاهده‏ی سند را می‏توانید مشاهده‏کنید.
31-   چگونه می‏توانم بین دو رکورد در صفحه ‏ی مطالعه ارتباط ایجاد کنم؟
پاسخ: دو رکورد مورد نظر خود را در صفحه مطالعه انتخاب کنید. با راست کلیک بر روی آیکن نمایش داده شده کنار هر یک از دو رکورد گزینه‏ی ارتباط را انتخاب کنید. با باز شدن پنجره‏ی تعریف ارتباط، اطلاعات مربوط را وارد کرده و بر روی دکمه‏ی ثبت کلیک کنید. ارتباط بین دو رکورد تعریف شده‏است.
32-   چگونه می‏توانم ارتباط بین رکوردها را در صفحه‏ ی مطالعه مشاهده‏ کنم؟
پاسخ: در صفحه‏ی مطالعه از منوی بالا حالت نمایش ارتباط را انتخاب کنید. با انتخاب آن تمامی رکوردهایی که به با یکدیگر ارتباط دارند، برای شما در صفحه نمایش داده‏می‏شود.
33-   چگونه می‏توانم به موجودیت‏های صفحه مطالعه رکورد جدیدی اضافه کنم؟
پاسخ: در صفحه‏ی مطالعه از منوی بالا حالت نمایش الصاق را انتخاب کنید. با انتخاب آن تمامی موجودیت‏ها در صفحه‏ی مطالعه نمایش داده‏می‏شوند و می‏توانید با انتخاب گزینه‏ی افزودن (+) در کنار هر موجودیت به آن رکورد جدید اضافه کنید.
34-   چگونه می‏توانم بدون اسکرول کردن صفحه مطالعه، به موجودیت مورد نظر برسم؟
پاسخ: در صفحه‏ی مطالعه از منوی بالا از فهرست محتویات موجودیت مورد نظر خود را انتخاب کنید. صفحه به طور خودکار بر روی موجودیت مورد نظر شما قرار می‏گیرد.
35-   چگونه می‏توانم فقط در صفحه‏ ی مطالعه اسناد پرونده را مشاهده کنم؟
پاسخ: در صفحه‏ی مطالعه از منوی بالا حالت نمایش مطالعه‏ی کل فایل‏ها را انتخاب کنید. در این حالت فقط قسمت لیست فایل‏ها و فایل ویور در صفحه برای شما قابل روئیت است.
36-   آیا امکان دانلود و ذخیره‏ی محتوای اسناد در صفحه‏ی مطالعه وجود دارد؟
پاسخ: در قسمت اسناد صفحه مطالعه، سند مورد نظر را انتخاب کنید تا در قسمت File Viewer نمایش داده‏شود. با مشاهده‏ی سند در این قسمت یک نوار ابزار در قسمت بالا در دسترس شما است. یکی از امکانات این نوار ابزار امکان ذخیره‏ی سند مورد نظر می‏باشد. با انتخاب دکمه‏ی ذخیره مسیر مورد نظر را معین کنید تا سند برای شما ذخیره گردد.
37-   چگونه می‏توانم سند چند صفحه‏ای را اسکن و به صورت گروهی در اسناد ذخیره کنم؟
پاسخ: در صفحه‏ی مطالعه حالت نمایش الصاق را انتخاب کنید. بر روی دکمه‏ی افزودن قسمت اسناد پرونده کلیک کنید. از تب بالا بخش اسکن گروهی را انتخاب کنید. امکان ثبت گروه یک فایل با امکان نام‏گذاری برای تک تک صفحات سند در این بخش وجوددارد. فقط باید توجه داشته باشید که سند انتخابی باید پسوند tif داشته‏ باشد.
38-   تفاوت بین افزودن فایل ساده و پیشرفته چیست؟
پاسخ: در حالت افزودن ساده امکان اضافه کردن سند وجوددارد. اما در حالت پیشرفته علاوه بر افزودن سند امکان ضمیمه کردن آن به یک رکورد موجود یا یک رکورد جدید وجوددارد.
39-   نوار ابزار بالای File Viewer در صفحه‏ی مطالعه چه امکاناتی دارد؟
پاسخ: در این نوار امکان جابه‏جایی بین سندها، چرخاندن عکس‏ها، بزرگ‏نمایی و کوچک‏نمایی اسناد و امکان دانلود و هم‏چنین ذخیره‏ی سند بر روی سرور وجوددارد. علاوه بر آن امکان تمام صفحه کردن نمایش File Viewer برای راحتی بیشتر وجوددارد.
40-   چگونه می‏توانم در صفحه‏ ی مطالعه یک رکورد را ویرایش کنم؟
پاسخ: با راست کلیک بر روی آیکن نمایش داده شده کنار هر رکورد امکانات مختلفی برای کاربر نمایش داده می‏شود. قسمت ویرایش رکورد را انتخاب کنید. در صفحه‏ی باز شده می‏توانید اطلاعات رکورد را ویرایش کرده و تغییر دهید. سپس دکمه‏ی ثبت را بزنید. با بازگشت به قسمت اصلی صفحه‏‏ی مطالعه رکورد ویرایش شده را می‏توانید مشاهده‏کنید.
41-   چگونه می‏توانم در صفحه‏ ی مطالعه موردی را جستجو کنم؟
پاسخ: در قسمت بالای صفحه مطالعه سمت چپ نوار جستجو وجوددارد. عبارت مورد نظر خود را در این قسمت وارد کنید و جستجو را انجام دهید. در صورتی که عبارت مورد نظر در اطلاعات پرونده باشد، برای شما به صورت رنگی نمایش داده‏می‏شود. اگر چندین مورد از عبارت جستجو در متن یافت شده ‏باشد، در همان قسمت جستجو امکان جابه‏جایی و مشاهده‏ ی این قسمت‏ها برای شما فراهم است.
42-   فیلتر در صفحه‏ی جستجو چه کاربردی دارد؟
پاسخ: بعد از جستجوی عبارت مورد نظر در صفحه‏ی مطالعه، قسمت‏هایی از رکوردها که حاوی عبارت مورد نظر شما هستند به صورت رنگی نمایش داده می‏شوند. با انتخاب آیکن فیلتر در کنار آیکن جستجو، فقط تمامی رکوردهایی نمایش داده می‏شود که حاوی مقدار مورد نظر شما هستند.
43-   چگونه می‏توانم در صفحه‏ ی مطالعه به یک جایگاه دیگر دسترسی مطالعه دهم؟
پاسخ: در صفحه ی مطالعه در قسمت منوی سمت چپ امکان دادن دسترسی مطالعه به یک جایگاه دیگر وجوددارد. برای این کار کافی است از منوی سمت چپ قسمت دسترسی را انتخاب کنید. با انتخاب الگوی دسترسی و تعیین جایگاه مورد نظر و زدن دکمه‏ی ثبت، دسترسی مطالعه بر اساس الگو به جایگاه مورد نظر داده می‏شود.
44-   محیط امن چه کاربردی دارد و در کدام قسمت قابل مشاهده است؟
پاسخ: محیط امن در منوی سمت چپ صفحه‏ی مطالعه قابل روئیت است. در این محیط کاربر می‏تواند با تعریف یک سوال و پاسخ مرتبط یک محیط شخصی ایجاد کند و اطلاعات مورد نظر خود را در آن قسمت ثبت نماید. در صورتی که شخص دیگری حتی با نام کاربری شما وارد صفحه‏ی مطالعه شود، امکان دسترسی به محیط امن شما را در صورت نداشتن رمز عبور ندارد.

سوال‏های متداول عملیات‏ها
45-   چگونه می‏توانم تقاضای مطالعه برای پرونده‏ای بدهم که به آن دسترسی ندارم؟
پاسخ: در قسمت جستجو، سابقه‏ی مورد نظر را جستجو کنید، بر روی دکمه‏ی مطالعه‏ی سابقه مورد نظر کلیک کنید. اگر به آن دسترسی نداشته باشید، عملیات درخواست مطالعه(استعلام) برای شما نمایش داده‏می‏شود. با تکمیل اطلاعات، درخواست را ارسال نمایید. بعد از طی سلسه مراتب اگر در خواست شما به تایید نهایی برسد، سابقه در لیست سابقه‏های عضو شما قابل مشاهده‏است.
46-   چگونه می‏توانم اطلاعات از یک کیس به یک سابقه‏ ی جدید انتقال دهم؟
پاسخ: باید در صفحه مطالعه‏ی کیس با انتخاب چند رکورد عملیات الصاق بایگانی را انتخاب نمود. سپس در صفحه با انتخاب دکمه‏ی تشکیل سابقه اطلاعات مربوط به سابقه را تکمیل کنید. با زدن دکمه ارسال فرآیند بررسی درخواست شما آغاز می‏شود و در صورت تایید نهایی سابقه‏ی جدید با اطلاعات انتخابی از کیس تشکیل می‏شود و در لیست سابقه‏های مدیران اسنادی قابل مشاهده‏است.
47-   چگونه می‏توانم در سابقه‏ای که به آن دسترسی ندارم موردی را درج کنم؟
پاسخ: برای این کار باید از عملیات درج موردی از منوی سمت راست استفاده‏کنید. در این عملیات ابتدا شناسه‏ی سابقه‏ی مورد نظر خود را وارد نمایید. سپس موجودیت فرعی که می‏خواهید به آن اطلاعات اضافه کنید، تعیین کنید. در مرحله‏ی بعد با وارد کردن اطلاعات دکمه‏ی ثبت و ارسال را انتخب نمایید. در صورت تایید نهایی درخواست، اطلاعات شما در سابقه درج می‏شود.
48-   تفاوت بین کپی/انتقال اطلاعات کیس و پالایش کیس‏های من چیست؟
پاسخ: عملیات پالایش کیس‏های من بین دو کیسی انجام می‏شود که شما به آن دسترسی مطالعه دارید. در صفحه‏ی مطالعه امکان روئیت همزمان دو کیس برای شما فراهم است. با انتخاب موارد مختلف و زدن دکمه‏ی ثبت تغییرات مورد نظر اعمال می‏شود. اما در کپی/انتقال اطلاعات کیس شما به پرونده مقصد دسترسی مطالعه ندارید. و برای تایید عملیات انتقال/کپی نیاز به تایید مدیر بالاتر دارید.
49-   تفاوت بین عملیات و فعالیت چیست؟
پاسخ:
50-   چگونه می‏توانم برای یک کارشناس کیس ایجاد کنم؟
پاسخ: برای این کار از منوی سمت راست عملیات ایجاد کیس دستوری را انتخاب کنید. در صفحه‏ی عملیات سازمان مالک و کد کارشناس مسئول مورد نظر خود را وارد کنید. سایر اطلاعات مربوط به کیس را نیز وارد کنید. با ارسال درخواست خود به مدیر بالاتر و تکمل فرآیند تایید درخواست شما، کیس ایجاد شده برای کارشناس مسئول انتخابی شما در لیست کیس های من قابل مشاهده‏است.
51-   چگونه می‏توانم برای یک کارشناس کیس ایجاد کنم؟
پاسخ: برای این کار از منوی سمت راست عملیات ایجاد کیس دستوری را انتخاب کنید. در صفحه‏ی عملیات سازمان مالک و کد کارشناس مسئول مورد نظر خود را وارد کنید. سایر اطلاعات مربوط به کیس را نیز وارد کنید. با ارسال درخواست خود به مدیر بالاتر و تکمل فرآیند تایید درخواست شما، کیس ایجاد شده برای کارشناس مسئول انتخابی شما در لیست کیس های من قابل مشاهده‏است.